¿Qué es un presupuesto?

Anatomía de un presupuesto 

Las oportunidades contienen presupuestos y un presupuesto debe estar contenido DENTRO de un oportunidad. 

Generalmente, el seguimiento comercial se hará siempre desde la oportunidad, no desde el presupuesto. Igual que en la medida de lo posible, los envíos de los presupuestos también deben hacerse desde la oportunidad (porque son envíos 'masivos'). 

Pero los presupuestos también permiten tener actividades propias y envíos propios. Pero serán excepciones: 

• Actividad de toma de datos. Esta actividad sí o sí tiene que ir vinculada a cada presupuesto individual.
• Respuestas de clientes finales que han contestado al envío del presupuesto o han añadido una nota en la vista previa, aparecerán dentro del chatter del presupuesto. (Si hacemos bien el trabajo esto sólo pasará en contadas ocasiones porque contesta el cliente final, en vez del administrador). 

Para todo el resto y especialmente si debe hacer un seguimiento comercial relativo al presupuesto, la actividad deber ir vinculada a la oportunidad en la que está el presupuesto.

Ahora mismo la separación entre presupuesto y oportunidad puede confundir pero una vez se empiecen a usar ambos, se entenderá perfectamente. Por eso os invito a revisar esta guía de nuevo al cabo de una o dos de semanas de usar el CRM. 

1. Cliente 'asociado' al presupuesto. Puede ser distinto al de la oportunidad. 
2. Dirección que constará en la factura. 
3. Este campo puede ser utilizado para Oficina Técnica en caso de obras e instalaciones, cuando la ubicación no sea la misma que la de facturación.
4. Ubicación de servicio. Este campo sí es muy importante. Se trata del parking o del bloque comunitario, o la nave ABCD si es una fábrica, etc. 
5. Plantilla de presupuesto. Autorrellena los campos tipo de presupuesto (8), los plazos de pago, condiciones, etc y además da un formato gráfico, tanto al .pdf como a la vista previa del presupuesto. Campo imprescindible. 
6. Expiración = validez de presupuesto. Sólo a efectos informativos para el cliente. 
7. Tarifa recuperada del cliente. Sí se modifica se pueden actualizar en vivo los precios desde el mismo presupuesto. 
8. Tipo de presupuesto. Gracias a esto se podrá sumar el importe a la oportunidad en la que esté el presupuesto. 
9. Plazos de pago. Recuperado del cliente. 
10. Lineas del Pedido es el presupuesto 'en sí mismo'. Aquí a tener en cuenta: 
11. 1. Encabezados: 
    2. 1. Hay de distintos tipos, por jerarquía: 
       2. 1.  TOP Section
          2. Parent Section 
          3. Section
       3. Los encabezados determinan si las líneas de la sección se muestran o no, o si se ve el importe unitario o no. 
    3. Líneas del pedido propiamente dichas. Por norma general, el precio unitario no debe editarse jamás. Se puede modificar la descripción o las unidades. 
    4. Se pueden filtrar las columnas y ordenar o esconder al gusto con el botón de filtro (al lado de 'impuestos')
12. Calcular siguiente factura genera automáticamente el presupuesto en base a los elementos introducidos y la tarifa seleccionada. 
13. Productos opcionales. Ver siguiente apartado. 
14. Elementos del pedido de venta. Ver artículo toma de datos
15. Otra información. En principio es solo de consulta. Muestra de donde viene el presupuesto a quien está asociado etc. 
16. Firma del cliente. Si el cliente ha firmado, la firma aparece guardad aquí en .png. 
17. Imprimir en pdf o impresora
18. Acción permite asociar tomas de datos, eliminar, duplicar, etc
19. Estado de presupuesto. No sólo tiene una utilidad informativa, también se usa este estado para incluir o no el presupuesto en los envíos masivos. Ver artículo generación de presupuestos
20. Sección de chatter. Aquí igual que con el resto de módulos de odoo se notifican los cambios y mensajes de usuario internos y externos (ej: mails relacionados). 

OBRAS E INSTALACIONES 

Además, ahora para obras e instalaciones hemos incoportado una nuva funcionalidad  el "Catálogo" para facilitar la selección de aquellos productos que queramos añadir o necesitemos para la obra o instalación pertinente.  

Desde aquí, y para facilitar la inserción de líneas en los presupuestos y la experiencia del usuario final, se han distribuido las categorías por familia PCI. Dentro de ellas se han dividido productos físicos, de servicios. Las categorías 'padre' incluyen todos los productos incluidos y las hijas van entrando cada vez en más detalle. Es muy importante que cuando creéis un producto (ver curso compras), respetéis esta distribución y asigneíes le nuevo producto donde toque. 

Desde esta vista podemos realizar la busqueda de productos usando el operador %. El resultado de la busqueda también se divide por categorias. En este ejemplo existe "tubo" en varias categorías. Y podremos ir añadiendo los que creamos correspondientes.

Cuando un producto tenga coste 0, estará bloqueada su presupuestación hasta que alguien con permisos de edición de producto, lo corrija. Es importante informar a los responsables, o en caso de tener permisos, modificar correspondientemente la ficha de producto (veáse en el curso de "Productos"):

Productos Opcionales

Hay determinados productos que vienen con 'productos opcionales' que aparecerán como tal en el presupuesto del cliente, por si desea añadirlos. 

Por ejemplo, para cada extintor añadido en el presupuesto se añadirá automáticamente una unidad de armario chapa inox. 

Podéis añadir o quitar estos elementos en función de vuestro criterio comercial. 

Aunque estos productos están pensados para ser productos sencillos, se pueden incluir líneas también estilo 'revisión trimestral en extintor'. Por si, por ejemplo, decidís no incluir el trimestral en el presupuesto. 

Nuevas modificaciones en el presupuesto

Hemos hecho unas modificaciones en el presupuesto atendiendo a vuestras dudas y peticiones. 

01. Todas las lineas de sección padre estarán colapsadas (ocultas) por defecto. Si hay alguna en la que queréis mostrar el detalle (ej: con los extintores, le dáis al 'ojo' o 'mostrar detalles'). 

02. El fondo será de color blanco para todas las secciones excepto la TOP. 

03. Quitaremos la palabra 'subtotal' para todas las secciones excepto la TOP. (Pendiente)

04. Al calcular 'próxima factura', añadir una linea de NOTA al inicio del presupuesto con el inventariado del sistema (Pendiente) 

05. Las líneas con unidades 0, NO se verán en el presupuesto sin necesidad de hacer nada. Será automático. Si queréis mostrar una linea de unidades cero (como en el caso de revisión que aunque no le toque queréis mostrar el precio, se lo añadís como una nota). 

Modificación de campos en líneas

En cada línea veremos que ese productos y su operación de instalación o revisión tiene un Tiempo estimado, es decir, un tiempo aproximado que se necesita. Cuando el producto tiene estimated time 0, lo correcto es ir al a ficha del producto y actualizar el dato. Si la plantilla no existe, se creará. 

NO CONFUNDIR con el campo estimated time de dentro del presupuesto. Ese campo es para poder modificar el estimated time SUGERIDO. Es decir, si el total sugerido son 23:00 horas pero yo quiero ajustarlo a 26:00h por motivos técnicos.