Flujo de Actividades
Actividades y flujo de actividades
Mantener el embudo de ventas ordenado y con la documentación adecuada para cada fase, no es fácil. Lo sabemos. Nos obliga a tener que ir 'moviendo' cada oportunidad a cada momento, actualizando la información de la oportunidad, tener que ir buscando el .pdf, el mail adecuado, etcétera. Constantemente.
Por eso, para que el día a día sea más fácil, no sólo se han hecho unas etapas de venta. También se han definido las actividades que hay para cada etapa y se han realizado automatizaciones en el flujo.
¿...y qué son exactamente las actividades?
Las 'actividades' son el 'detalle más pequeño' de información de un flujo. Son tal cual lo describe su nombre: el conjunto de actividades (de todo tipo) que se realizan a lo largo del proceso. Habrá procesos de una actividad o procesos de varias actividades: un mail, una llamada, la preparación de una documentación, una visita, TODO.
Una actividad, es decir: hacer algo o tener que hacer algo, puede involucrar, por lo menos:
- Una persona encargada de la actividad
- Una fecha límite o una fecha en concreto.
- Un tipo de correo electrónico a enviar.
- Un tipo de archivo adjunto a enviar.
- etc.
Todo esto se ha hecho con una misma premisa constante todo el tiempo: agilizar y facilitaros el trabajo. Ahora veréis como.
A continuación, os dejamos los flujos de actividades definidos para las dos casuísticas:
01. En caso de presupuestos residenciales, como mantenimientos o correctivos:
02. En casi de presupuestos para Obras e Instalaciones
El detalle del flujo de cada oportunidad se puede ver desde aquí (PENDIENTE)
Cada actividad del diagrama de este ejemplo existirá en Odoo. Con todo lo que implica:
- Cuando se complete una actividad, el sistema sugerirá/activará la siguiente actividad del flujo.
- Cuando se inicia una actividad correspondiente a una etapa, la oportunidad se 'mueve' automáticamente a esa etapa, sin tener que modificarlo manualmente
- Cada actividad tendrá una(s) plantilla(s) de mail lista(s) para poder enviar.
- Etc.
- Las actividades se verán desde el panel de actividades, separadas por tipo (actividades relacionadas con tickets, actividades relacionadas con oportunidades, con presupuestos, con proyectos, etc).
La vista de actividades tiene 4 posiblidades en función de donde se haga click. Si se quiere todas se tiene que clickar en el icono (figura 1). Si se quieren las atrasadas, se tiene que clickar donde pone 'retrasadas' (figura 2) y así respectivamente (figura 3 y 4).
Desde esta misma vista se puede hacer una gestión más eficiente de todas las actividades e incluso mandar correos sin necesidad de entrar en la oportunidad.
NO DEBÉIS TENER OPORTUNIDADES SIN UNA ACTIVIDAD VINCULADA. (A no ser, claro, que estén canceladas o ganadas).
Las actividades comerciales deben registrarse. No sólo las pendientes, también las realizadas. Es decir, si voy a llamar a un administrador o al responsable esa instalación, mientras llamo planifico la actividad y cuando termino la marco como 'hecho prepare el próximo' y registro el resultado de la llamada. Odoo me sugerirá el próximo paso a seguir y moverá la oportunidad a la fase correspondiente. 